第一章  总则

第一条  为了严格遵守国家关于职工权利、环境保护、公平交易等各项法律法规，积极参与铅供应链尽职调查工作，以确保原料来源的合规性。根据中国五矿化工进出口商会（CCCMC）发布的《中国负责任矿产供应链尽责管理指南》（以下简称“《中国指南》”），并参考经济合作与发展组织（OECD）发布的《关于来自受冲突影响和高风险区域的矿石的负责任供应链尽责调查指南》(以下简称“《OECD指南》”)，特制定湖南水口山有色金属集团有限公司(以下简称“公司”)矿产供应链风险减缓管理办法。

第二条  本办法适用于公司含铅原料采购及销售等业务供应链上下游的所有供应商、客户以及根据供应链尽职调查政策已识别的所有风险。本办法所涉及的原料来源包括开采料、回收料等。

第三条  本办法中涉及的术语和定义均采用《中国矿产供应链尽责管理指南》（第二版）所确立的内容。

第二章  组织架构及人员职责

第四条  本办法的组织架构及人员职责遵从《湖南水口山有色金属集团有限公司供应链尽责管理办法》。

第三章  风险减缓策略

第五条  所有尽职调查过程中收集的信息以及供应链风险评估内识别的实际以及潜在风险需上报合规组长，再由合规组长整理后上呈合规总监。由合规总监最终确定风险级别。

第六条  若供应链尽职调查结果得出以下结论，则需立即停止该交易并上报至有关部门：

  （一）存在有关原料运输或贸易的系统性或广泛人权侵犯行为，包括最严重的使用童工、酷刑、非人道以及侮辱人格对待方式、广泛的性暴力或其他严重反人权强迫劳动、战争罪、反人类罪或种族灭绝罪；

  （二）存在向非法的非政府武装组织提供直接或间接支持；

  （三）直接或间接支持公共或私人安全武装非法行为；

  （四）贿赂、洗钱和税费以及原产地信息虚假陈述；

  （五）存在以上4种事项可能性较高的情况。

第七条  若供应链尽职调查结果得出以下结论，则需立即暂停该铅供应链的采购，直至供应商在6个月之内提供可证明其并不可能存在以下事项的额外数据或信息为止。若在6个月之内仍未提供相关证据，则需立即停止该交易并上报至有关部门：

  （一）可能存在有关铅提取、运输或贸易的系统性或广泛人权侵犯行为，包括最严重的使用童工、酷刑、非人道以及侮辱人格对待方式、广泛的性暴力或其他严重反人权强迫劳动、战争罪、反人类罪或种族灭绝罪；

  （二）可能存在向非法的非政府武装组织提供直接或间接支持；

  （三）可能存在通过欺诈掩盖原产地；

  （四）可能存在洗钱或恐怖主义融资；

  （五）可能存在以上4种事项可能性较高的情况。

第八条  若供应链尽职调查的内容并未完全满足，且被评估的供应商正在积极配合的情况下，该供应链尽职调查结果得出以下结论，则可继续该业务采购，并要求供应商在6个月之内提供可证明其并不存在以下事项的额外数据或信息。若在6个月之内仍未提供相关证据，则需立即停止该交易并上报至有关部门：

  （一）并未完成供应链尽职调查；

  （二）向非法的公共或私人安全部队提供直接或间接支持；

  （三）贿赂或非欺诈原因而误导矿产品的原产地；

  （四）未向政府缴纳应缴税费。

第四章  风险减缓策略具体步骤

第九条  若供应链尽职调查结果符合第六条条款所述，则合规总监需立即召集相关合规组长召开专项会议，通报与该被评估供应商解除合同关系，同时要求相关合规专员立即实施，并形成书面文件上报上级领导。再由公司办公室上报相关政府部门。

第十条  若供应链尽职调查结果符合第七条条款所述，则合规总监需立即召集相关合规组长召开专项会议，通报立即暂停使用该被评估供应商提供的矿产铅或回收铅，直至其在6个月之内提供可供证明的额外数据或信息为止：

  （一）提供证明不存在有关铅提取、运输或贸易的系统性或广泛人权侵犯行为的政府性文件，如被评估供应商所在地相关公安或商务部门出具的合法性证明等；

  （二）提供并未向非法武装组织提供直接或间接支持的证明文件；

  （三）提供并未通过欺诈掩盖铅物料的原产地证明文件，如相关政府部门出具的原产地证明；

  （四）提供不存在洗钱或恐怖主义融资的证明文件。由相关的合规专员负责收集以上所述额外数据或信息，并按时向合规组长汇报情况进展，合规组长制定监测报告上呈合规总监。若在6个月之内仍未提供相关证据，则需按第九条条款实施。

第十一条  若供应链尽职调查结果符合第八条条款所述，则合规总监需立即召集相关合规组长开立专项会议，通报可继续使用该被评估供应商提供的矿产铅或回收铅，直至其在6个月之内提供可供证明的额外数据或信息为止：

  （一）配合完成供应链尽责管理的内容；

  （二）提供并未向非法的公共或私人安全部队提供直接或间接支持的证明文件；

  （三）提供并未贿赂或非欺诈原因而误导矿产品的原产地证明文件，如相关政府部门出具的原产地证明；

  （四）提供已向政府缴纳应缴税费的证明文件，如付款凭证。

由相关的合规专员负责收集以上所述额外数据或信息，并按时向合规组长汇报情况进展，合规组长制定监测报告上呈合规总监。若在6个月之内仍未提供相关证据，则需按第九条条款实施。

第五章  要求和征求意见

第十二条  要求公司员工、供应商和商业伙伴遵守上述政策，并采取必要措施来保障上述政策的贯彻落实。愿意接受客户和相关组织的监督，并欢迎供应商和利益相关方对上述政策提供建议。

第六章  附则

第十三条  本办法由运营管理部（经营）负责解释。

第十四条  本办法自颁布之日起实施。

 

附件：1.湖南水口山有色金属集团有限公司矿产供应链管理申诉与沟通机制

2.申诉信息收集表  

 

 

附件1

湖南水口山有色金属集团有限公司

矿产供应链管理申诉与沟通机制

    湖南水口山有色金属集团有限公司（以下简称“公司”）为了供应链上下游企业、政府部门、非政府组织、媒体及其他相关各方的沟通与协作，及时、有效回应相关方关  切，不断提高公司供应链管理能力和信息透明度，本着“诚实、守信、责任”的原则，专门建立《湖南水口山有色金属集团有限公司矿产供应链管理申诉与沟通机制》。

一、机制目的

接收、审核、回应、报告和处理各利益相关方对矿产供应链管理的期望和诉求，加强同外部的沟通与协作，为持续提升公司供应链管理能力搭建对话和磋商平台。

二、申诉与沟通范围

为确保申诉和沟通机制的有效运行，本机制仅接受实名和诚信提供的申诉或信息，且须满足以下条件：

1.已识别的与本公司矿产供应链相关联的风险与挑战；

2.本公司矿产供应链尽责管理体系和措施存在的差距和不足；

3.其他具有充足证据支持的涉及矿产供应链的相关建议和意见。

三、申诉与沟通渠道

任何有关上述范围的申诉与沟通信息，请联系运营管理部，或者矿产采购或销售人员。

四、信息提交要求

对于申诉人所提交的申诉或沟通信息，须满足以下条件：

1.写明申诉人的姓名、单位（如有）以及是否要求保密，如有保密要求则本公司予以保密；

2.如果申诉是由派出代表提交的，须提供授权人的信息以及联系方式；

3.详细说明申诉或沟通事项，并提供支持性证据，这将有助于申诉或沟通的有效解决。欢迎提供申诉人认为可行的解决措施建议；

五、申诉与沟通流程

本申诉与沟通机制通过以下六个步骤开展工作：

步骤一：接受申诉或沟通受理申诉与沟通的工作人员负责记录申诉与沟通内容，并确保把相关内容记录在申诉档案中。

步骤二：初步评估。

初步评估申诉与沟通的内容是否符合本申诉与沟通机制的范围，并将相关信息传达给公司的相关领导和部门。

步骤三：申诉确认。

在收到申诉与沟通事项之后的七个工作日内， 向申诉人反馈书面回函，以确认收到申诉，并提供解决申诉的步骤和时间。

步骤四：申诉回应。

申诉调查将在接到申诉之后立刻开展， 在申诉开始之日起一个月内完成与申诉有关的调查报告或行动报告，并形成回应结论。回应的内容将会有三种方式：

1.不符合申诉范围，申诉不成立，驳回；

2.接受申诉，但本公司不存在申诉问题，无需采取纠正或改进措施；

3.接受申诉，确认需要采取纠正或改进措施。

步骤五：整改。 

如申诉方对调查报告或行动措施不满意，公司将开展进一步的调查和研究，确定需要深入开展的行动方案并予以实施。如申诉方仍就与公司改进行动无法达成一致，可将申诉转交给第三方进行调解或聘请外部专家参与审查及磋商。

步骤六：监测与评价。

公司运营管理部（经营）每个季度将收到的申诉、 解决以及未决的情况向合规总监汇报；每年分析申诉解决的情况以及时限，并评估申诉与沟通机制的有效性。

六、申诉者保护制度

申诉者可以匿名申诉，但表明身份将有助于我们开展调查。如果您愿意表明真实身份，并明确提出保密要求，我们将会对您的身份保密。我们承诺不会对申诉者采取任何打击和报复行为。

在任何情况下，我们均保证以独立、公正和客观的方式处理、调查、回复并归档所接收的申诉材料。 

 

 

附件2

申诉信息收集表

 

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